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湖北 规范出生医学证明档案管理


发布日期:2018-08-22  来源:原载于《中国档案报》2018年8月16日  浏览数:480  字号:[ ]

  近日,湖北省档案局、省卫生计生委联合制定《湖北省出生医学证明档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)。《规定》规范了出生医学证明档案的工作机构和职责,明确了归档范围和整理方法,对档案的保管、利用、数字化提出了具体要求,强化了新生儿出生医学证明档案管理。

  《规定》明确,签发《出生医学证明》的助产机构和管理机构,负责本机构签发的出生医学证明档案的保管。助产机构因各种原因被取消出生医学证明签发资质的,其保管的出生医学证明档案由同级出生医学证明管理机构按照规定妥善保管。各级卫生行政管理部门、档案行政管理部门应当在各自职责权限范围内对出生医学证明档案管理工作进行依法指导、监督。

  《规定》指出,出生医学证明档案是指依法依规签发出生医学证明所形成的申领材料及出生医学证明存根等具有保存价值的文件材料,保管期限为永久,具体包括出生医学证明首次签发、换发、补发及其他相关证明和反映签发过程的文件材料。应归档文件材料应在业务办理完毕后1个月内归档并移交本单位档案管理部门;在立档单位保管满5年后向同级国家综合档案馆移交。

  《规定》要求,积极推进出生医学证明档案信息化管理,配备适应档案管理现代化要求的各种技术设备。各单位应开展出生医学证明档案的数字化工作,有条件的机构要积极探索并建立出生医学证明电子档案。

  《规定》强调,各级国家综合档案馆和出生医学证明档案保管单位应当依法提供档案信息查询服务,依据档案出具相关证明材料。新生儿监护人或新生儿成年后,要求查阅出生医学证明档案的,需提供当事人的身份证原件,经档案保管部门审核同意后方可利用。其他单位、组织和个人要求查阅出生医学证明档案的,应当由医疗机构上级行政主管部门出具同意查阅证明;保管、利用出生医学证明档案的单位、组织和个人,不得公开出生医学证明档案内容,不得损害当事人合法权益。

  《规定》的出台,进一步规范了出生医学证明档案管理,维护新生儿与《出生医学证明》签发机构和签发人的合法权益,使出生医学证明档案满足现代社会民生需要,准确掌握出生人口信息和出生医学证明管理信息,维护群众合法权益。同时,进一步丰富了国家综合档案馆民生档案资源,有利于进一步改善馆藏结构。下一步,省卫生计生委计划于年内联合省档案局开展专项培训,做好《规定》的宣传和贯彻落实工作。