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不断探索档案开放鉴定的新路径

青岛市档案局馆


发布日期:2017-04-19  来源:国家档案局  浏览数:499  字号:[ ]

  青岛市档案馆馆藏档案资料共计157.8万卷(件、册),其中,中华人民共和国成立前档案资料30.3万卷(册),中华人民共和国成立后档案资料71.8万卷(册)55.7万件,全部档案实现了文件级(含组合级)著录和计算机检索,文书档案(包括部分专业档案)全面实现了全文数字化。

  自20世纪80年代以来,青岛市档案馆按照国家档案局的部署和《档案法》的要求,积极开展档案开放鉴定工作,截至去年年底,除了近几年新接收进馆的之外(主要是破产企业档案),馆藏档案资料已全部进行了开放鉴定。按照限制级、次限制级、内部级、开放级4个等级分别在不同的网络上公布,其中在互联网发布开放目录113.8万条,全文6.6万份;在政务网公布开放目录230.6万条,全文42.7万份,全部档案目录和数字化全文按级别分别在本馆局域网和专用网发布利用。2002年以来,机关新形成的电子档案全部由形成单位进行开放度标注,其中可公开档案通过电子文件中心实现了机关之间的共享,大大促进了档案作用发挥。

  细化档案开放鉴定的等级

  传统的档案开放鉴定只划分为开放和控制2个级别,近年来,档案利用群体呈现多元化,档案利用目的也逐渐多样化,原来简单的划分开放、控制已经不能满足档案利用的要求。2003年开始,青岛市档案馆陆续制定《青岛市档案馆建国前档案开放鉴定办法》《青岛市档案馆建国后档案开放鉴定办法》《青岛市档案馆照片档案开放鉴定办法》《青岛市档案馆音像档案开放鉴定办法》《青岛市档案馆资料开放鉴定办法》,分别对馆藏民国档案、中华人民共和国成立后档案、照片档案、音像档案、图书资料采用“四分法”进行开放鉴定(分4个鉴定等级),将与之相对应的档案目录和全文分别在专用网、局域网、政务网、互联网上发布利用。不同开放等级的档案,其利用手续和检索方式也有所区别。例如,开放档案在互联网发布目录,利用者持身份证到档案馆可自行查阅;内部级则根据情况,分别向持身份证当事人开放(如婚姻、学籍、知青等档案)或者持有一般介绍信即可查阅;次限制级和限制级的档案则一般需要持较高级别的介绍信或者只限形成单位方可查阅利用。四级鉴定实施10年多来,已经显现出很大作用。

  2015年以来,青岛市档案馆按照国家档案局的指示要求,从实现存量和增量鉴定有机衔接的需要出发,探索实施“五分法”鉴定(分5个鉴定等级),并以青岛市委全宗为对象,开展精细化鉴定试点工作。从试点情况看,“五分法”既为依法开放档案提供了有效途径,也有助于减少不开放层级档案划分过多过滥等问题,还便于计算机自动呈现即将到开放期限的档案,达到档案开放鉴定工作一步到位的效果。

  拓展档案开放鉴定的深度

  早期档案开放是以卷为单位,此卷中只要有一份文件不开放,那么该卷档案就视为不开放,这样势必造成因一份文件而影响全卷利用的情况。随着文件级目录数据库的建设及档案全文数字化的开展,档案利用打破了原有的案卷概念,以一份文件作为一个独立的检索对象并提供利用成为可能,这为以件为单位进行开放鉴定创造了条件。从2003年开始,青岛市档案馆在开展档案文件级著录的同时,进行文件级开放鉴定,在文件级目录上标注开放等级。自实施文件级开放鉴定以来,扩大了档案开放范围,开放的深度、精度也随之提高。

  推动档案开放鉴定向前端延伸

  鉴于档案源源不断接收进馆,档案开放鉴定也成为经常性工作。为了促进政府信息公开和档案开放鉴定的有机结合,发挥立档单位熟悉档案内容的优势,缓解档案数量激增带来的开放鉴定工作压力,结合档案信息资源共享工程建设,青岛市档案局于2008年制定了《青岛市机关归档文件开放标识办法》,要求机关档案室负责将新形成的档案通过鉴定标示开放等级,并初步探索由各形成机关负责将已进馆的未满30年档案进行开放鉴定,对其中可公开的档案,使用统一的档案信息利用平台,供机关工作人员和其他机关自行查阅利用。这项工作政策性强、工作量大,推行起来有一定难度。一方面,市档案局加强监督,将其列为机关档案年度检查的内容,同时多次进行相关的培训和指导,绝大部分机关都能按要求完成任务;另一方面,市档案馆建立了新进馆档案再审机制,重点审查其控制使用档案是否符合相关规定,保留档案馆依法开放档案的相关权利。这一做法推进了档案信息资源的馆室共享和机关之间共享,也为档案进馆后档案馆最终确定档案开放等级提供了重要参考,缓解了档案馆鉴定工作的压力。

  提高档案开放鉴定的效率

  档案开放鉴定是一项工程浩大的工作,青岛市档案馆百万卷档案近千万份文件如果采用传统鉴定方法,这几乎是不能完成的任务。但是在鉴定工作中,就区分开放与控制而言,还是可以找到一些规律性的东西。首先带密级的档案文件一律依据档案内容逐一鉴定;虽不带密级,但依据国家档案局《馆藏档案解密和划分控制适用范围暂行办法》的规定,根据全宗、目录、时间、文种、特殊的词语,寻找与需要控制档案的关系,辅助划定档案开放与否。为此,市档案馆组织力量编制了敏感词库,开发了计算机软件,通过敏感词对档案目录进行扫描。对带有敏感词的档案由鉴定工作人员进行复核,经核实档案内容确有控制因素,则正式列入控制范围;对没有敏感词的档案,结合全宗、目录的性质,有重点地进行审查;凡是主题不清楚的,一律对照全文审查鉴定;涉及产权、个人隐私的档案,因为大部分集中在专门档案,鉴定时相对容易一些。中华人民共和国成立后档案由于题名比较规范,能较全面地反映档案主题,市档案馆探索利用计算机程序结合关键词、密级、责任者、形成时间等判断其是否开放。凡是确定在互联网公开发布的,一般都对照全文进行审阅,尚未全文审阅的,只作为接待利用的依据,满足档案利用的需求。

  加强档案开放鉴定的组织管理

  为做好档案开放鉴定工作,青岛市档案馆先后将开放鉴定职能设在管理处、编目处、数据资源处,尤其是数字档案馆建成后,将开放鉴定作为数据资源管理的重要内容,并充实力量,不间断地开展鉴定工作。在操作层面,组建了档案开放鉴定委员会,负责对鉴定标准、鉴定方案、鉴定结果开展审核,研究解决鉴定工作中的重大问题;相关处室建立健全工作机制,组建档案开放鉴定小组,制定鉴定方案,具体实施鉴定审查工作。档案开放鉴定小组负责人对开放鉴定初审结果进行抽查,对鉴定工作报告进行复审,最后报档案开放鉴定委员会进行审定。凡是在政务网、互联网发布的档案目录和全文,都要在完成开放鉴定工作的基础上,再按规定进行审批。