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武进区档案局积极引导扶持档案服务机构


发布日期:2018-07-26  来源:  浏览数:222  字号:[ ]

  七月,作为武进区档案局解放思想调研月,区档案局局长高国华率领有关人员,对全区的档案服务机构开展调研,听取机构负责人对全区档案事业发展的意见和建议。

  武进的档案服务机构一般意义上出现于世纪之交,随着社会各界档案意识的不断提高,服务机构也越来越成为档案事业发展不可或缺的一部分。经过近20年的发展,尽管仍处于初级阶段,但它承担了各行各业大量的档案业务,为全区档案事业的发展作出了积极贡献。一是全面参与年度归档工作 区档案馆现有全宗200个,全区进馆单位有100家,还有众多的村(社区)、学校、医院等建档单位,特别在涉及民生领域,每年都产生大量的实体和数字档案,光靠部门工作人员根本无法完成年度归档工作,档案服务机构做了许多具体事务,个别服务机构甚至成了部门编外“科室”;二是全面参与档案星级规范化工作 近年来,通过全方位推行《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》,到2017年末,全区累计有档案工作“省五星级”单位14家、“省四星级”单位28家、“省三星级”单位超过220家。每年均有单位申报档案工作星级测评,档案服务机构积极参与各单位的档案工作星级测评前期工作。三是全面参与重大活动、重大事件档案工作 在本区具有重大影响的政治、经济、社会、文化、外事及公益活动中,以及有重大影响的节会、庆典、会展等活动,档案服务机构主动对接,及时收集整理档案,保证档案的安全与完整。

  不难看出,我区档案服务机构呈现出服务内容多样化、业务外包市场化、基础工作融合化的特点,然而通过调研,我们从中发现一些问题正在制约着全区档案服务机构的持续快速发展。一是档案服务机构数量少 据了解,目前全区档案服务机构不超过10家,以个人名义从事档案服务工作的不在统计范围内。主营业务为数字化扫描、档案整理等,服务对象主要还是机关事业单位,涉及企业的数量不多。而与之相反的是,社会上每年产生的档案数量在不断增加,档案服务范围在不断拓展,档案服务机构无法满足社会的需求;二是档案服务机构规模小 现有的服务机构固定员工达到30人的应算上规模了。多数公司都只有几个固定员工,业务需要时,才招临时工。主要工作还是文书、财务、人事、基建等传统纸质档案的整理立档,因而社会知名度、影响力也比较小,而一旦承接到大的业务单子时,完成业务的周期会拖得较长,不能很好满足客户的需要;三是从业人员业务素质不高 由于对档案服务机构在专业资质人员的职数及比例上,档案行政管理部门没有相关的要求,行业准入的门槛较低。导致现有的档案服务机构中,真正有档案专业资质的少而又少,大部分是经过简单培训就仓促上岗的人员,造成档案从业人员水平参差不齐;四是档案服务市场竞争秩序“失调 ” 一方面,本地档案服务机构普遍存在规模小,竞争力不强的问题,遇到有大的招标业务,竞争不过周边地区的大公司或上市公司。另一方面,面对不稳定的档案业务“蛋糕”,服务机构往往采用最低价中标手段,以至造成低价中标,低工资收入,低服务质量的恶性竞争,市场竞争失调,产生了大量的后遗症,阻碍了行业的健康发展。

  调研组认为,档案工作是一门具有较强专业性的工作。随着经济社会发展,每年产生的档案呈几何级增长,潜在着大量档案业务的市场需求。鼓励引导促进更多的档案服务机构走向市场,有效参与竞争,提升服务质量已成为当务之急。一要健全制度“保驾护航” 目前,在国家层面上,还没有出台有关规范档案服务机构管理的法律法规。为此建议,尽快出台全国性的、针对档案服务机构的法律法规,对档案服务机构的权利、义务、行业要求、服务标准作出明确规定;其次,结合当地实际,尽快出台地方性法规,健全相关制度,增强规范性、可操作性。建议相关部门健全完善招投标制度,由于档案业务是“劳动密集型+技术型”,在充分考虑档案服务机构资质的前提下,也要考虑档案服务的特殊性,尤其后续的跟进服务,本地档案服务机构有着独特的优势;再次,尽快按照省、市档案局的相关规定,结合武进档案事业发展的实际,制订相应的具体措施,鼓励扶持档案服务机构的发展;二要提升服务“自炼内功” 打铁还需自身硬,全区档案服务机构更应着眼于自身内部提高,实现可持续发展。针对技术含量较低的传统服务偏多,缺少特色业务的现状,服务机构要注重业务产品的转型升级,打造“人无我有,人有我优,人优我转”的服务。目前亟需解决的是全区各部门档案单机版软件的升级问题,现有的档案管理软件已经不能满足机关企事业单位日常需求。加强档案人才培养,通过竞争招来人才、用好人才、激励人才、留住人才,不断壮大机构内部骨干队伍;三要合作共赢“抱团取暖” 档案服务机构的发展最终还是要面向市场、依靠市场、拥抱市场,市场说了算是档案服务机构存在和发展的外在动力。针对竞争实力无法与上市公司或大公司抗争的招标现实,要进行换位思考。事实上,大公司在接手本地招标项目后,采取的大多是“派驻项目经理+本地临时招人”的模式,要想方设法与大公司合作,实现互惠共赢。尽管我区档案服务机构数量较少,规模较小,但“船小好调头”,且据“本土化”优势,从某种程度而言更容易形成行业联盟,再加上各服务机构主营业务侧重点不同,完全可以加强业内交流、资源共享。加强行业自律,改变本地市场无序竞争、恶性竞争的现状,要找准各自定位,调整服务策略,拓展服务范围,互相合作强强联手,在激烈的竞争中得到逐步发展和升级壮大;四要引导扶持“雪中送碳” 档案行政管理部门和档案服务机构尽管站位不同,角度不同,但都是推动当地档案事业发展不可缺少的力量。区局每年对档案从业人员进行培训,只要有需要,都能做到上门指导,面对面交流。全区还成立了档案工作协作组,定期不定期地组织开展业务探讨,及时解决工作中出现的新情况和新问题。始终保持和档案服务机构负责人的联系,及时掌握他们工作中的“酸甜苦辣”。我们不断要求档案服务机构拓展服务领域,在中小企业、专业合作社、民生档案、家庭档案、未成年人档案、重点项目档案等方面进行探索。我们将适时引入评估机制,对档案服务机构的业务水平、人员素质、服务质量、工作业绩以及遵纪守法等方面进行评估,推进档案服务机构的规范化管理。以引导扶持为主,必要的检查监管为辅,确保档案服务机构健康有序发展。

  档案服务机构经过十多年的发展,已全面融入各立档单位的档案工作中,成为档案行政管理部门的有效补充,但对其如何监管尚不成熟,还没有现成模式可借鉴。随着经济社会的发展,社会各界档案意识的普及,档案需求在不断增加。亟需对其引导监管,规范其服务行为。只有通过相关部门的多措并举,多管齐下,破解发展中的“瓶颈”,才能促进该行业的健康发展,促使服务机构向着多元化、品牌化、专业化、规模化努力。