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文书档案案卷格式


发布日期:2016-03-14  来源:  浏览数:541  字号:[ ]

(中华人民共和国国家标准GB/T 9705-88)

  1 、 适用范围

  本标准适用于我国各级档案馆 ( 室 ) 和文书处理部门。

  2 、 案卷卷皮格式

  文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。

  2.1 硬卷皮格式

  2.1.1硬卷皮外形尺寸

  封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽 ) 。

  封底尺寸同封面尺寸。

  封底三边 ( 上、下、翻口处 ) 要另有70mm宽的折叠纸舌。

  卷脊可根据需要分别设 10 、 15 、20mm三种厚度。

  用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

  本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

  2.1.2案卷封面项目

  封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。

  2.1.3封面项目的填写方法

  2.1.3 .1  全宗名称:

  全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

  2.1.3 .2  类目名称:

  类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

  2.1.3 .3  案卷题名:

  案卷题名即案卷标题,一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

  2.1.3 .4  时间:卷内文件所属的起止年月。

  2.1.3 .5  保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

  2.1.3 .6  件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。

  2.1.3 .7  归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。

  2.1.3.8  档号的编制:

  封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

  全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

  目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号

  案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

  2.1.4卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸。

  2.2 软卷皮格式

  使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

  2.2.1软卷皮外形尺寸:

  软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm × 210mm ( 供 A4 型纸用 ) 或260mm × 185mm ( 供 16 开型纸用 ) 的规格。

  2.2.2软卷皮封面项目:

  软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。

  2.2.3软卷皮封二项目:

  软卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。

  软卷皮封二项目的填写方法同 3.4 卷内文件目录填写方法。

  2.2.4软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间,其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同 4.3 卷内备考表填写方法。

  2.3 卷盒格式

  2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm ( 长×宽 ) ,其高度可根据需要分别设置 30 、 40 或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。

  2.3.2卷盒封面和卷脊格式

  卷盒封面为空白面。

  卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

  2.4 填写要求

  2.5 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔,字迹要求工整。

  3 、卷内文件目录格式

  3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用 16 开型 ( 即长×宽为260mm × 185mm ) 或国际标准 A4 型 ( 即长×宽为297mm × 210mm ) 。

  3.2 页边与文字区尺寸

  卷内目录用纸上白边 ( 天头 ) 宽 20 ± 0.5mm

  卷内目录用纸下白边 ( 地脚 ) 宽 15 ± 0.5mm

  卷内目录用纸左白边 ( 订口 ) 宽 25 ± 0.5mm

  卷内目录用纸右白边 ( 翻口) 宽 15 ± 0.5mm

  3.3 卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

  各项目 具体位置、尺寸。

  3.4 卷内文件目录填写方法

  3.4.1顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

  3.4.2文号:文件制发机关的发文字号。

  3.4.3责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。

  3.4.4题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,

  可自拟标题,外加“〔〕”号。

  3.4.5日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的数字右下角加“•”号。

  3.4.6页号:卷内文件所在之页的编号。

  3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角,其格式与尺寸是:

  全宗号目录号案卷号件号

  4 × 15 mm

  3.4.8备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

  4 、 卷内备考表格式

  4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

  4.2 卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。4.3 .1本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人:由责任立卷者签名。

  4.3.3检查人:由案卷质量审核者签名。

  4.3.4立卷时间:填写完成的立卷日期。

  5 、 案卷各部分的排列格式

  5.1 使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:

  案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

  5.2 使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:

  软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表),以案卷号排列次序装入盒保存。

  6 、 文书档案案卷格式监制 

  6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

  6.2 在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。

  文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)

  1 、 适用范围

  本标准适用于我国各级档案馆 ( 室 ) 和文书处理部门。

  2 、 案卷卷皮格式

  文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。

  2.1 硬卷皮格式

  2.1.1硬卷皮外形尺寸

  封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽 ) 。

  封底尺寸同封面尺寸。

  封底三边 ( 上、下、翻口处 ) 要另有70mm宽的折叠纸舌。

  卷脊可根据需要分别设 10 、 15 、20mm三种厚度。

  用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

  本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

  2.1.2案卷封面项目

  封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。

  2.1.3封面项目的填写方法

  2.1.3 .1  全宗名称:

  全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

  2.1.3 .2  类目名称:

  类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

  2.1.3 .3  案卷题名:

  案卷题名即案卷标题,一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

  2.1.3 .4  时间:卷内文件所属的起止年月。

  2.1.3 .5  保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

  2.1.3 .6  件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。

  2.1.3 .7  归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。

  2.1.3.8  档号的编制:

  封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

  全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

  目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号

  案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

  2.1.4卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸。

  2.2 软卷皮格式

  使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

  2.2.1软卷皮外形尺寸:

  软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm × 210mm ( 供 A4 型纸用 ) 或260mm × 185mm ( 供 16 开型纸用 ) 的规格。

  2.2.2软卷皮封面项目:

  软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。

  2.2.3软卷皮封二项目:

  软卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。

  软卷皮封二项目的填写方法同 3.4 卷内文件目录填写方法。

  2.2.4软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间,其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同 4.3 卷内备考表填写方法。

  2.3 卷盒格式

  2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm ( 长×宽 ) ,其高度可根据需要分别设置 30 、 40 或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。

  2.3.2卷盒封面和卷脊格式

  卷盒封面为空白面。

  卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

  2.4 填写要求

  2.5 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔,字迹要求工整。

  3 、卷内文件目录格式

  3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用 16 开型 ( 即长×宽为260mm × 185mm ) 或国际标准 A4 型 ( 即长×宽为297mm × 210mm ) 。

  3.2 页边与文字区尺寸

  卷内目录用纸上白边 ( 天头 ) 宽 20 ± 0.5mm

  卷内目录用纸下白边 ( 地脚 ) 宽 15 ± 0.5mm

  卷内目录用纸左白边 ( 订口 ) 宽 25 ± 0.5mm

  卷内目录用纸右白边 ( 翻口) 宽 15 ± 0.5mm

  3.3 卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

  各项目 具体位置、尺寸。

  3.4 卷内文件目录填写方法

  3.4.1顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

  3.4.2文号:文件制发机关的发文字号。

  3.4.3责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。

  3.4.4题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,

  可自拟标题,外加“〔〕”号。

  3.4.5日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的数字右下角加“•”号。

  3.4.6页号:卷内文件所在之页的编号。

  3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角,其格式与尺寸是:

  全宗号目录号案卷号件号

  4 × 15 mm

  3.4.8备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

  4 、 卷内备考表格式

  4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

  4.2 卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。4.3 .1本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人:由责任立卷者签名。

  4.3.3检查人:由案卷质量审核者签名。

  4.3.4立卷时间:填写完成的立卷日期。

  5 、 案卷各部分的排列格式

  5.1 使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:

  案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

  5.2 使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:

  软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表),以案卷号排列次序装入盒保存。

  6 、 文书档案案卷格式监制 

  6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

  6.2 在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。